Savoir gérer son temps

La gestion du temps est avant tout une question d’état d’esprit et ensuite des outils. 

Le temps est un élément précieux et la gestion du temps est une compétence difficile à maîtriser car il est si facile de se laisser distraire.

Par Valérie Hotton

Voici 10 astuces pour vous aider à mieux organiser vos journées de travail et à gérer efficacement votre temps.

1. Acceptez de perdre du temps pour en gagner 

Prenez des pauses régulièrement. 

10 minutes de pause sont bénéfiques après des blocs de travail intensif.

Allez prendre un café, discutez avec un collègue, marchez un peu.

2. Priorisez 

Utilisez la matrice d’Eisenhower. Il existe de nombreuses applications sur smartphone pour vous aider.

3. Prenez des notes

L’une des causes de la désorganisation réside dans l’oubli.

En notant, cela favorise la mémoire, permet de retrouver ce qui s’est passé, à tout moment. Relisez les points avant une réunion pour éviter de revenir dessus inutilement…

Faites aussi des comptes rendus de réunion très courts et précis.

4. Apprenez à dire NON

Je dis OUI à la personne, je dis NON à la demande.

Dire NON à une personne, c’est souvent se dire OUI à soi-même. 

5. Ne reportez pas au lendemain

« Je travaille mieux sous pression, c’est pourquoi je fais souvent tout à la dernière minute ».

Repousser au lendemain ce que l’on peut faire le jour même est le meilleur moyen d’être dépassé. 

Lorsque vous recevez un papier ou document électronique, privilégiez un traitement immédiat. 

Morcelez les grandes tâches et consacrez de courtes périodes à chaque activité.

On dit souvent « quand on doit manger une baleine, il faut la couper en sushis ». 

6. Gardez du temps libre

Il est important d’intégrer des plages horaires pour les imprévus mais aussi pour soi. 

Notez des moments TPM (Temps pour moi ) dans votre agenda, pour lire, faire du sport, des courses, préparer des vacances, téléphoner à une amie…

Ce peut être aussi des moments où vous avez besoin de vous isoler pour vous. 

Concentrer sans être dérangé sur une tâche à forte valeur ajoutée.

7. Respectez le principe de Pareto 

Consacrez votre énergie aux 20 % de votre travail qui importe vraiment. Ces 20 % peuvent produire 80 % de ce que l’on attend vraiment en termes de résultats.

8. Ayez un agenda et planifiez la journée, la semaine, le mois…

Consignez-y tous les évènements importants professionnels et personnels (anniversaires, dîners).

Mettez vous des rappels et des étapes (préparer la réunion, validation boss).

Notez vos vacances et celles de votre équipe (anticiper les intérims).

9. Ne gérez pas vos mails au fil de l’eau mais à certains moments de la journée

Répondez tout suite aux mails urgents et importants. 

Demandez à vos interlocuteurs d’être précis sur le sujet du mail (pour info, pour action, …).

Rangez vos mails dans des dossiers : personnel, urgent, dossier X.

Faites du tri au fur et à mesure pour ne pas encombrer.

Utiliser la téléconférence le plus possible.

10. Soyez rangé 

Un travailleur perd en moyenne une heure à retrouver des renseignements ou du matériel.

Mettez de l’ordre dans le désordre régulièrement- Apprenez à jeter.

Consacrez dix minutes par jour environ pour maintenir cet ordre et prévenir le désordre.

Trouvez une organisation adéquate entre les différents outils (classeurs, ordi..).

Maîtriser son TEMPS, c’est maîtriser sa VIE – Alain Lakein